De Impact Box: hoe je jaarlijks 70.000+ geluksmomenten creëert (en documenteert)

"70.000 geluksmomenten per jaar."

Toen ik dit cijfer noemde in een gesprek met een fonds, veranderde de sfeer. Van beleefd luisteren naar oprechte interesse.

"Hoe meten jullie dat?"

Dat was het begin van een gesprek dat leidde tot €150.000 financiering. Niet omdat het cijfer indrukwekkend was, maar omdat we konden uitleggen wat het betekende.

In dit artikel deel ik het complete systeem.

---

Inhoudsopgave

1. Wat is de Impact Box?
2. De filosofie erachter
3. Het meetmodel
4. De praktische implementatie
5. Van data naar verhaal
6. Resultaten bij Stichting de Baan
7. Zelf bouwen

---

Wat is de Impact Box? {#wat}

De Impact Box is een meetmethodiek die sociale impact vertaalt naar:

1. Kwantitatieve data - cijfers die tellen
2. Kwalitatieve verhalen - context die overtuigt
3. Actiegerichte inzichten - informatie om te verbeteren

Het is geen wetenschappelijk onderzoek. Het is een praktisch systeem voor organisaties die hun impact willen bewijzen én verbeteren.

Waarom "geluksmomenten"?

"Geluksmomenten" was onze term voor betekenisvolle ontmoetingen tussen deelnemers en vrijwilligers. Het is concreet, meetbaar, en emotioneel resoneert het.

Jij kiest je eigen "eenheid". Dat kan zijn:

• Geluksmomenten
• Betekenisvolle contacten
• Ondersteuningsuren
• Leerervaringen
• Doorbraken

Het gaat erom dat het:

• Aansluit bij je missie
• Meetbaar is
• Aansprekend is voor stakeholders

---

De filosofie erachter {#filosofie}

Niet meten om te meten

De meeste impactmeting mislukt omdat het een doel op zich wordt. Formulieren invullen, rapporten schrijven, niemand die het leest.

De Impact Box draait om drie principes:

Principe 1: Meten om te leren

Data is geen verantwoording. Data is feedback. Wat werkt? Wat niet? Waar kunnen we verbeteren?

Principe 2: Simpel genoeg om vol te houden

Een complex meetsysteem dat mensen niet gebruiken, is waardeloos. Beter een simpel systeem dat iedereen volgt.

Principe 3: Van cijfers naar verhalen

Cijfers overtuigen niet. Verhalen overtuigen. Cijfers onderbouwen verhalen.

De impactpiramide

        ┌───────────────────┐
        │    VERHALEN       │ ← Wat mensen onthouden
        ├───────────────────┤
        │    OUTCOMES       │ ← Wat er veranderde
        ├───────────────────┤
        │    OUTPUTS        │ ← Wat we deden
        ├───────────────────┤
        │   ACTIVITEITEN    │ ← Wat we organiseerden
        └───────────────────┘

De meeste organisaties meten alleen activiteiten en outputs. De Impact Box meet alle vier de niveaus.

---

Het meetmodel {#model}

Niveau 1: Activiteiten

Wat we meten:

• Aantal activiteiten per week/maand
• Type activiteiten
• Locaties

Hoe:

• Simpele registratie per activiteit (Google Forms)
• Automatische aggregatie (spreadsheet)

Voorbeeld:

• 520 activiteiten per jaar
• 12 type activiteiten (uitjes, maaltijden, huisbezoeken, etc.)
• 8 locaties

Niveau 2: Outputs

Wat we meten:

• Aantal deelnemers per activiteit
• Aantal vrijwilligers ingezet
• Uren contact

Hoe:

• Registratie per activiteit (onderdeel van zelfde formulier)
• Formule: deelnemers × uren × kwaliteitsfactor = contactmomenten

De geluksmomenten-formule:

Geluksmomenten = Σ (Deelnemers × Vrijwilligers × Contacturen × Kwaliteitsfactor)

De kwaliteitsfactor (0.5 - 1.5) corrigeert voor type activiteit:

• Groepsactiviteit (20 mensen, 1 vrijwilliger): factor 0.5
• 1-op-1 huisbezoek: factor 1.5
• Gemiddelde activiteit: factor 1.0

Voorbeeld berekening:

Activiteit	Deelnemers	Vrijwilligers	Uren	Factor	Geluksmomenten
Kerstdiner	80	15	3	0.7	2.520
Huisbezoeken (week)	45	45	2	1.5	6.075
Wandelgroep	12	3	2.5	1.0	90

Niveau 3: Outcomes

Hier wordt het interessant. Outputs zeggen wat je deed. Outcomes zeggen wat het opleverde.

Wat we meten:

A. Deelnemersuitkomsten

• Eenzaamheid (schaal 1-10)
• Sociale contacten (aantal per week)
• Welbevinden (korte vragenlijst)

B. Vrijwilligersuitkomsten

• Voldoening (schaal 1-10)
• Vaardigheden ontwikkeld
• Intentie om door te gaan

Hoe:

• Intake-meting (nulmeting)
• Jaarlijkse meting (voortgang)
• Exit-meting (eindstand)

Meetinstrumenten:

• UCLA Loneliness Scale - wetenschappelijk gevalideerd
• Warwick-Edinburgh Mental Wellbeing Scale - welbevinden
• Eigen korte vragenlijst (5 vragen)

Praktische aanpak:

We maten niet iedereen, maar een representatieve steekproef:

• 20% van deelnemers jaarlijks
• Nieuwe deelnemers bij intake
• Vertrekkende deelnemers bij exit

Niveau 4: Verhalen

Cijfers zijn overtuigend, maar verhalen zijn onvergetelijk.

Wat we verzamelen:

• Individuele succesverhalen
• Quotes van deelnemers/vrijwilligers
• Foto's (met toestemming)
• Video's (kort, authentiek)

Hoe:

• Vrijwilligers trainen om verhalen te spotten
• Maandelijks "verhalenmoment" in teamoverleg
• Simpel format voor vastleggen

Verhaalformat:

IMPACT VERHAAL

Wie: [Korte beschrijving persoon]
Situatie voor: [Hoe was het]
Wat gebeurde: [De activiteit/interventie]
Situatie na: [Wat veranderde]
Quote: [In eigen woorden van de persoon]
Foto: [Optioneel, met toestemming]

---

De praktische implementatie {#implementatie}

Week 1: Opzetten

Dag 1-2: Definiëren

• Bepaal je "eenheid" (geluksmomenten, contacten, etc.)
• Bepaal je kwaliteitsfactoren
• Formuleer 3-5 outcome-indicatoren

Dag 3-4: Instrumenten bouwen

• Google Form voor activiteitenregistratie
• Spreadsheet voor automatische berekeningen
• Korte vragenlijst voor outcomes

Dag 5: Trainen

• Teamleiders instrueren over registratie
• Vrijwilligers uitleggen waarom we meten
• Test met één activiteit

De activiteitenregistratie

Het formulier (5 velden):

1. Datum
2. Type activiteit (dropdown)
3. Aantal deelnemers
4. Aantal vrijwilligers
5. Bijzonderheden (optioneel)

Tijdsinvestering: 2 minuten per activiteit

De automatische berekening

In Google Sheets:

=SUMPRODUCT(Deelnemers, Vrijwilligers, Uren, VLOOKUP(Type, Factortabel, 2))

Dit geeft je live een dashboard met:

• Totaal geluksmomenten dit jaar
• Per maand/week
• Per type activiteit
• Vergelijking met vorig jaar

De outcome-meting

Wanneer:

• Intake: eerste 2 weken
• Jaarlijks: vaste maand (wij: maart)
• Exit: bij stoppen

Wie:

• Intake: coördinator of teamleider
• Jaarlijks: steekproef (20%)
• Exit: coördinator

Hoe:

• Face-to-face (meest betrouwbaar)
• Telefonisch (acceptabel)
• Schriftelijk (alleen als anders niet kan)

Verhalen verzamelen

Het ritme:

• Wekelijks: elke vrijwilliger denkt na over "verhaal van de week"
• Maandelijks: teamoverleg met 15 min verhalenronde
• Kwartaal: 3-5 verhalen uitwerken voor communicatie
• Jaarlijks: 1 sterke video-testimonial maken

---

Van data naar verhaal {#verhaal}

De impact-rapportage

We maakten drie outputs per jaar:

1. Maandelijkse dashboard (intern)

• 1 A4
• Kerncijfers
• Trends
• Actiepunten

2. Kwartaalrapportage (bestuur/RvT)

• 3-5 pagina's
• Cijfers met context
• Voortgang op doelen
• Verbeterpunten

3. Jaarlijkse impact-rapport (extern)

• 12-15 pagina's
• Volledige data
• Verhalen prominent
• Visueel aantrekkelijk

De structuur van het jaarrapport

IMPACT RAPPORT [JAAR]

1. INTRODUCTIE
   - Missie (1 alinea)
   - Het jaar in cijfers (infographic)

2. ONZE IMPACT
   - De grote getallen
   - Wat betekent dit? (context)
   - 3-5 uitgelichte verhalen

3. OUTCOMES
   - Wat veranderde er bij deelnemers?
   - Wat veranderde er bij vrijwilligers?
   - Vergelijking met vorig jaar

4. LESSEN EN VERBETERINGEN
   - Wat leerden we?
   - Wat gaan we anders doen?

5. FINANCIEEL OVERZICHT
   - Bestedingen
   - Kosten per geluksmoment

6. VOORUITBLIK
   - Doelen komend jaar

De pitch

Voor fondsen en gemeenten maakten we een 3-minuten pitch:

1. Het probleem (30 sec)
   "700+ mensen met een beperking in onze gemeente zijn eenzaam."

2. Onze oplossing (30 sec)
   "Wij koppelen hen aan vrijwilligers voor betekenisvol contact."

3. De resultaten (60 sec)
   "Dit jaar creëerden we 70.000+ geluksmomenten.
    87% van deelnemers voelt zich minder eenzaam.
    Laat me u vertellen over Jan..."
    [Kort verhaal]

4. De vraag (60 sec)
   "Met €50.000 kunnen we X meer mensen bereiken.
    Dat is €X per geluksmoment.
    Bent u bereid te investeren?"

---

Resultaten bij Stichting de Baan {#resultaten}

De cijfers

Outputs 2023:

• 72.847 geluksmomenten
• 728 deelnemers bereikt
• 187 actieve vrijwilligers
• 524 activiteiten

Outcomes:

• 87% van deelnemers rapporteert minder eenzaamheid
• 92% van vrijwilligers voelt zich voldaan
• 78% van nieuwe deelnemers breidt sociaal netwerk uit

Kosten:

• €320.000 jaarbudget
• €4,39 per geluksmoment
• €440 per deelnemer per jaar

Wat het opleverde

Financiering:

• €150.000 meerjarige subsidie gemeente
• €75.000 van vermogensfondsen
• Argument: "Jullie kunnen laten zien wat je doet"

Verbetering:

• Identificeerden welke activiteiten meeste impact hadden
• Schaalden succesvolle programma's op
• Stopten met minder effectieve activiteiten

Motivatie:

• Vrijwilligers zagen hun bijdrage in cijfers
• Team werd trots op resultaten
• Verhalen gaven energie

---

Zelf bouwen {#zelf}

De minimale versie (1 uur opzet)

Als je morgen wilt beginnen:

1. Bepaal je eenheid

   • Wat is jouw "geluksmoment"?
   • Hoe tel je het?

2. Maak een simpel formulier

   • Google Forms
   • 5 velden max

3. Maak een dashboad

   • Google Sheets
   • Automatische som

4. Verzamel één verhaal per maand

   • Simpel format
   • Foto als mogelijk

De complete versie (1 maand opzet)

1. Week 1: Ontwerp

   • Impactmodel definiëren
   • Indicatoren kiezen
   • Meetinstrumenten selecteren

2. Week 2: Bouwen

   • Formulieren maken
   • Dashboard bouwen
   • Processen beschrijven

3. Week 3: Trainen

   • Team instrueren
   • Proefdraaien
   • Bijstellen

4. Week 4: Lanceren

   • Officiële start
   • Eerste data verzamelen
   • Eerste verhaal vastleggen

Tools die je nodig hebt

Functie	Gratis optie	Betaalde optie
Formulieren	Google Forms	Typeform
Database	Google Sheets	Airtable
Dashboard	Google Sheets	PowerBI
Vragenlijsten	Google Forms	SurveyMonkey
Rapportage	Google Docs	Canva

Totale kosten: €0 (met gratis tools)

---

Veelgestelde vragen

Is dit wetenschappelijk?

Nee. Het is praktisch bruikbaar, niet wetenschappelijk gevalideerd. Voor de meeste organisaties is dat voldoende. Als je wetenschappelijk bewijs nodig hebt, werk samen met een onderzoeksinstelling.

Hoeveel tijd kost het?

• Dagelijks: 5 minuten (registratie)
• Maandelijks: 2 uur (analyse, verhalen)
• Jaarlijks: 40 uur (rapport maken)

Wat als vrijwilligers niet willen registreren?

Leg uit waarom. Maak het simpel. Geef feedback op de data. Vier de resultaten. De meeste weerstand verdwijnt als mensen zien dat het ergens toe leidt.

---

Tot slot

Impact meten is geen doel op zich. Het is een middel om:

• Je werk te verbeteren
• Je verhaal te vertellen
• Je funding te versterken

De Impact Box geeft je de cijfers om te bewijzen, de verhalen om te overtuigen, en de inzichten om te groeien.

"Meten is weten. Maar vertellen is verkopen."

---

Hulp nodig?

Ik help organisaties hun Impact Box op te zetten. Van ontwerp tot implementatie tot eerste rapportage.

Neem contact op via WeAreImpact.nl voor advies.

---

Gerelateerde artikelen

• Impact meten zonder Excel-drama: een praktische aanpak
• Theory of Change opstellen in een middag

---

Dit artikel is geschreven door Vincent van Munster, die de Impact Box methodiek ontwikkelde bij Stichting de Baan en daarmee 70.000+ geluksmomenten per jaar documenteerde.