Impact meten zonder Excel-drama: een praktische aanpak

Leestijd: 9 minuten

"We meten 70.000 geluksmomenten per jaar. Niet voor de subsidiegever, maar voor onszelf."

Toen ik directeur was bij Stichting de Baan, werd ik regelmatig gevraagd: "Hoeveel impact maken jullie?" Mijn eerste reactie was altijd: "Wat bedoel je precies met impact?"

Want dáár gaat het mis. De meeste organisaties beginnen met meten voordat ze weten wát ze willen meten. Het resultaat: dikke Excel-bestanden die niemand begrijpt en rapportages die in een la verdwijnen.

Waarom impactmeting meestal faalt {#waarom-faalt}

In mijn jaren als directeur en interim-manager heb ik tientallen impactrapportages gezien. De meeste hadden drie problemen:

1. Te veel meten

Organisaties meten álles wat beweegt. Aantal deelnemers, uren, activiteiten, vrijwilligers, kosten per eenheid... Het resultaat is een spreadsheet van 47 tabbladen die niemand snapt.

2. Meten wat makkelijk is, niet wat ertoe doet

We tellen vaak wat makkelijk te tellen is: aantallen. Maar het echte verhaal zit in de verandering die je teweegbrengt.

Voorbeeld uit de praktijk:

Makkelijk te meten: "180 vrijwilligers actief"
Waardevol om te meten: "73% van onze vrijwilligers voelt zich minder eenzaam sinds ze bij ons zijn"

3. Meten voor de verkeerde reden

Als je alleen meet omdat de subsidiegever het vraagt, krijg je rapportages die aan alle eisen voldoen maar niets betekenen.

"Ik meet niet om te verantwoorden. Ik meet om te verbeteren."

De 70.000 geluksmomenten-methode {#methode}

Bij Stichting de Baan ontwikkelden we een simpele maar krachtige aanpak. We noemden het intern "geluksmomenten" - contactmomenten waarbij iemand zich gezien, gehoord of geholpen voelde.

Hoe werkt het?

Definieer je "moment": Voor ons was dat elk betekenisvol contact tussen een vrijwilliger en deelnemer
Maak registratie makkelijk: Eén klik in een app, geen formulieren
Voeg context toe: Niet alleen tellen, maar ook categoriseren (type activiteit, locatie, intensiteit)
Analyseer patronen: Waar ontstaan de meeste momenten? Waarom?

Het resultaat

700+ deelnemers met een verstandelijke beperking
180 vrijwilligers die ondersteuning bieden
70.000+ geluksmomenten per jaar geregistreerd

Maar het gaat niet om het getal. Het gaat om wat we ermee doen.

Inzicht uit de data: We ontdekten dat kleine, informele momenten (een kopje koffie, een wandeling) meer impact hadden dan georganiseerde activiteiten. Dat veranderde hoe we ons programma inrichtten.

Stap 1: Bepaal je kernvraag {#stap-1}

Voordat je gaat meten, beantwoord deze vraag:

"Welke verandering willen we zien bij onze doelgroep?"

Niet: "Wat doen we?" Maar: "Wat verandert er door wat we doen?"

Voorbeelden van goede kernvragen

Sector	Slechte vraag	Goede vraag
Welzijn	Hoeveel huisbezoeken doen we?	Hoeveel ouderen voelen zich minder eenzaam?
Jeugdzorg	Hoeveel jongeren begeleiden we?	Hoeveel jongeren halen hun schooldiploma?
Arbeidsparticipatie	Hoeveel trajecten starten we?	Hoeveel mensen vinden duurzaam werk?

Mijn tip

Beperk je tot maximaal 3 kernvragen. Meer is niet te behappen en leidt tot Excel-drama.

Stap 2: Kies je indicatoren {#stap-2}

Voor elke kernvraag kies je indicatoren. Ik gebruik de 3-lagen aanpak:

Laag 1: Output (wat je doet)

Aantal activiteiten
Aantal deelnemers
Aantal uren

Dit is de basis, maar zegt weinig over impact.

Laag 2: Outcome (wat er verandert)

Tevredenheid deelnemers
Gedragsverandering
Vaardigheden ontwikkeld

Dit is waar het interessant wordt.

Laag 3: Impact (de blijvende verandering)

Kwaliteit van leven verbeterd
Maatschappelijke participatie verhoogd
Zorgkosten verminderd

Dit is het ultieme doel, maar lastig direct te meten.

Praktijkvoorbeeld: Vrijwilligerswerk

Laag	Indicator	Hoe te meten
Output	180 actieve vrijwilligers	Registratiesysteem
Outcome	73% voelt zich minder eenzaam	Jaarlijkse enquête
Impact	Minder zorgvraag bij GGZ	Samenwerking met gemeente

Stap 3: Verzamel slim {#stap-3}

Hier gaat het vaak mis. Organisaties bouwen complexe registratiesystemen die niemand gebruikt.

Mijn principes voor dataverzameling

1. Maak het makkelijk Als registreren meer dan 30 seconden kost, gebeurt het niet.

2. Integreer in het werk Niet een apart systeem, maar onderdeel van wat mensen toch al doen.

3. Vraag niet te veel Elke extra vraag is een drempel. Begin minimaal en breid later uit.

Tools die werken

Google Forms: Gratis, simpel, direct naar spreadsheet
Typeform: Mooiere interface, betere respons
App-gebaseerd: Voor registratie tijdens het werk

De €180 iPhone-aanpak

Bij Stichting de Baan gaven we vrijwilligers een simpele smartphone met een registratie-app. Kosten: €180 per telefoon. Resultaat: 95% registratiegraad.

Vergelijk dat met dure enterprise-systemen die niemand snapt.

Stap 4: Analyseer en communiceer {#stap-4}

Data verzamelen is zinloos als je er niets mee doet.

Analyseer maandelijks

Wacht niet tot het jaarverslag. Kijk elke maand naar je data:

Zitten we op koers?
Wat valt op?
Wat moeten we bijsturen?

Communiceer visueel

Niemand leest tabellen. Gebruik:

Infographics voor externe communicatie
Dashboards voor interne sturing
Verhalen om data tot leven te brengen

Het verhaal achter het getal

"70.000 geluksmomenten" is een mooi getal. Maar het wordt pas krachtig met een verhaal:

"Piet (68) zat drie jaar alleen thuis na het overlijden van zijn vrouw. Sinds hij elke week koffiedrinkt met vrijwilliger Jan, is hij weer gaan kaarten bij de buurvereniging. Vorige maand organiseerde hij zelf een bingo-avond."

Dat is impact.

Tools die ik gebruik {#tools}

Voor dataverzameling

Google Forms - Gratis, betrouwbaar
Notion - Voor interne registratie
Eigen app - Als je schaal hebt

Voor analyse

Google Sheets - Voor de basis
ChatGPT - Om patronen te ontdekken in kwalitatieve data
Looker Studio - Voor dashboards

Voor communicatie

Canva - Infographics maken
Loom - Video-uitleg van je impact

AI-tip

ChatGPT is uitstekend voor het analyseren van open antwoorden uit enquêtes. Upload je responses en vraag om patronen. In 10 minuten heb je inzichten waar je handmatig uren over doet.

SROI: wanneer wel, wanneer niet?

Social Return on Investment (SROI) is populair bij fondsen en gemeenten. Maar is het de moeite waard?

Wanneer SROI zinvol is

Bij grote subsidieaanvragen (€100.000+)
Als je vergelijkingen wilt maken tussen interventies
Als de subsidiegever het expliciet vraagt

Wanneer SROI overkill is

Voor kleinere projecten
Als je nog geen goede basismeting hebt
Als het doel vooral intern leren is

Mijn advies

Begin simpel. Bouw eerst een goede basismeting op. SROI kan later, als je de fundamenten hebt.

Veelgestelde vragen {#faq}

Hoe overtuig ik mijn bestuur van impactmeting?

Focus op drie argumenten:

Betere beslissingen - Data helpt kiezen waar je energie in steekt
Sterkere subsidieaanvragen - Onderbouwde impact scoort beter
Verhalen voor fondsenwerving - Donateurs willen weten wat hun geld doet

Hoeveel tijd kost impactmeting?

Als je het goed opzet: 2-4 uur per maand voor analyse en rapportage. De registratie zelf moet geïntegreerd zijn in het dagelijks werk.

Wat als onze impact moeilijk te meten is?

Alle impact is te meten, maar niet alle impact is te kwantificeren. Combineer:

Kwantitatief: Aantallen, scores, percentages
Kwalitatief: Verhalen, observaties, casestudies

Hoe gaan we om met privacy?

Meet anoniem waar mogelijk
Verzamel alleen wat je echt nodig hebt
Wees transparant naar deelnemers over wat je meet en waarom

Aan de slag

Impactmeting hoeft geen drama te zijn. Begin klein:

Week 1: Bepaal je kernvraag (maximaal 3)
Week 2: Kies je indicatoren per vraag
Week 3: Zet een simpele registratie op (Google Forms is prima)
Week 4: Start met meten

Na drie maanden heb je genoeg data om te analyseren en bij te sturen.

"De beste impactmeting is degene die je daadwerkelijk doet."

Hulp nodig?

Als interim-innovatiemanager help ik organisaties regelmatig om hun impactmeting op te zetten. Niet met dikke rapporten, maar met werkende systemen.

Benieuwd wat ik voor jouw organisatie kan betekenen? Neem contact op voor een vrijblijvende verkenning.

Dit artikel is geschreven door Vincent van Munster, sociaal ondernemer en oprichter van WeAreImpact. Als voormalig directeur van Stichting de Baan ontwikkelde hij een impactmeetmethode voor 700+ deelnemers en 180 vrijwilligers.