11 gratis templates voor je AI-project (en in welke volgorde je ze gebruikt)

Bij Stichting de Baan leerde ik dat een goed idee zonder volgorde een dure hobby wordt. Dat geldt voor AI net zo goed. Ik zie regelmatig organisaties met een enthousiaste pilot, een mooie presentatie en daarna... niets. Niet omdat de techniek faalt, maar omdat niemand het geheel trok: geen eigenaar, geen nulmeting, privacy te laat bekeken, geen plan voor wat er na de pilot komt.

Daarom heb ik de documenten die ik zelf gebruik als AI-projectmanager bij elkaar gezet en gratis beschikbaar gemaakt. Het zijn er elf, en in dit artikel lees je in welke volgorde je ze gebruikt.

Alles in één keer? Op de downloadpagina vind je de complete toolkit als zip. Je laat je e-mailadres achter, krijgt de link direct op het scherm en per mail, en daarna hoor je niets meer van me tenzij je zelf reageert.

Fase 1: voor de start

Dit is de fase waarin de meeste projecten gered of verpest worden. Vier documenten:

• AI-projectplan op één pagina. Probleem, nulmeting, succescriterium, zes fases, privacy, mensen, budget en besluitmomenten. Als je dit niet kunt invullen, ben je er nog niet klaar voor.
• Kick-off agenda. Een gesprek van negentig minuten waarin eigenaar, nulmeting, regels en zorgen op tafel komen. Stuur het ingevulde projectplan vooraf rond.
• Stakeholderkaart. Bestuur, juridisch, IT, werkvloer, leverancier en inwoners hebben elk een andere zorg. Hier zet je op een rij wie wat nodig heeft. Lees ook hoe je stakeholders meeneemt.
• Privacychecklist. Zestien vragen in de volgorde waarin ik AVG en de AI-verordening meeneem. Het is geen juridisch advies; elke vraag die je met een vraagteken beantwoordt, leg je voor aan je functionaris gegevensbescherming. Meer context: AI Act en AVG in een AI-project.

Fase 2: tijdens de pilot

• Meetblad voor nulmeting en nameting. Zonder nulmeting kun je achteraf niets aantonen en beslist het gevoel. Het blad helpt je acht dingen te meten, waaronder de tijd die menselijke controle kost. Winst op de taak min tijd voor controle is de echte winst.
• Risicomatrix. Twaalf risico's die ik het vaakst zie, met een eerste maatregel. Bespreek de matrix elke twee weken met de projectgroep. Zie ook waarom AI-projecten stranden.

Fase 3: besluit en opschalen

• Go/no-go-checklist. Twaalf vragen vóór de pilot, vier extra vragen erna. Gebruik hem twee keer, met de opdrachtgever erbij. Achtergrond: de checklist uitgelegd.
• Besluit- en leerblad. Zes signalen om te stoppen, drie vragen om bij te sturen en een pagina om te leggen wat je geleerd hebt. Stoppen is een geldige uitkomst, mits je het vooraf zo hebt afgesproken. Lees wanneer je een AI-project stopt.
• Overdrachtsplan. Wat wordt overgedragen, wie doet wat na de overdracht, wat kost beheer en wanneer ben je echt klaar. Een project is pas af als het niet meer van de projectmanager afhangt. Zie van AI-pilot naar productie.

Als je iemand wilt inhuren

• Scorekaart voor het kennismakingsgesprek. Tien vragen met een sterk antwoord en een waarschuwingssignaal, en kolommen om drie kandidaten naast elkaar te scoren. Gebruik hem gerust ook bij mij. Achtergrond: de tien vragen.
• Inhuurvergelijker. Vergelijk zzp, bureau en intern op totale kosten tot het resultaat, niet op uurtarief. Meer over kosten: wat kost een AI-projectmanager?

Zo gebruik je ze het slimst

1. Begin met het projectplan. Wat je daar niet kunt invullen, is je eerste actie.
2. Doe de kick-off en pak privacy en stakeholders op vóór de pilot start.
3. Meet vanaf de eerste dag met het meetblad en houd de risicomatrix bij.
4. Neem het besluit met de checklist en het leerblad, ook als dat “stoppen” is.
5. Regel de overdracht vanaf dag één, niet in de laatste week.

Het zijn praktische hulpmiddelen, geen juridisch advies. Wil je dat iemand het samen met je invult en het project trekt? Ik werk als AI-projectmanager voor gemeenten, zorg en welzijn. Plan een gratis gesprek van 30 minuten, of begin met de gratis AI-scan.

Dit artikel is geschreven door Vincent van Munster, Strategic Innovation Partner bij WeAreImpact.