Vrijwilligersbeleid schrijven dat niemand in een la stopt

Leestijd: 8 minuten

"Hebben jullie een vrijwilligersbeleid?" "Ja, ergens in een map op de server."

Dit gesprek voer ik te vaak. Organisaties hebben vaak wel beleid, maar niemand kent het en niemand gebruikt het.

Dat is zonde, want goed vrijwilligersbeleid maakt het leven makkelijker. Het geeft duidelijkheid bij lastige situaties en voorkomt dat je steeds opnieuw het wiel uitvindt.

In dit artikel laat ik zien hoe je beleid schrijft dat mensen daadwerkelijk gebruiken.

Inhoudsopgave

Waarom de meeste beleidsdocumenten falen
De 7 onderdelen die er toe doen
Hoe je het schrijft
Template: vrijwilligersbeleid in 10 pagina's
Het beleid levend houden

Waarom de meeste beleidsdocumenten falen {#waarom-falen}

Ik heb tientallen vrijwilligersbeleidsdocumenten gelezen. De meeste hebben drie problemen:

1. Te lang en te vaag

30 pagina's vol met algemeenheden als "wij waarderen onze vrijwilligers" zonder concrete afspraken.

Het probleem: Niemand leest 30 pagina's, dus niemand kent de afspraken.

2. Geschreven voor de subsidiegever

Het document bestaat omdat een fonds het vraagt, niet omdat de organisatie het nodig heeft.

Het probleem: Het is niet praktisch, want het is niet voor intern gebruik geschreven.

3. Eenmalig geschreven en vergeten

Het beleid is 5 jaar oud en beschrijft een organisatie die niet meer bestaat.

Het probleem: Nieuwe medewerkers kennen het niet, en het klopt niet meer.

De 7 onderdelen die er toe doen {#onderdelen}

Na veel vallen en opstaan kwam ik tot deze kern. Elk vrijwilligersbeleid moet deze 7 onderdelen bevatten:

1. Visie op vrijwilligerswerk (1 pagina)

De vraag: Waarom werken wij met vrijwilligers?

Dit is niet een verplicht stukje filosofie. Het bepaalt alles wat volgt.

Voorbeeld Stichting de Baan:

"Vrijwilligers zijn geen goedkope arbeidskrachten, maar essentiële verbinders. Zij brengen wat professionals niet kunnen: ongedwongen menselijk contact zonder zorgtaal."

Tip: Beperk dit tot maximaal 1 pagina. Als je het niet in 1 pagina kunt uitleggen, snap je het zelf niet goed genoeg.

2. Wat vrijwilligers wel en niet doen (1-2 pagina's)

De vraag: Waar ligt de grens tussen vrijwilligerswerk en betaald werk?

Dit is cruciaal en vaak onduidelijk.

Wél vrijwilligerswerk:

Sociaal contact met deelnemers
Ondersteuning bij activiteiten
Praktische hulp (boodschappen, vervoer)

Géén vrijwilligerswerk:

Medische handelingen
Financieel beheer
Verantwoordelijkheid voor veiligheid

Tip: Wees specifiek. "Vrijwilligers helpen bij de dagbesteding" is te vaag. "Vrijwilligers begeleiden groepsactiviteiten onder supervisie van een professional" is helder.

3. Werving en selectie (1 pagina)

De vraag: Hoe vinden we de juiste vrijwilligers?

Leg vast:

Hoe je werft (kanalen, boodschap)
Wat de selectieprocedure is (gesprek, proefperiode)
Welke eisen je stelt (VOG, minimale beschikbaarheid)

Praktisch:

Elke vrijwilliger heeft een kennismakingsgesprek
Er is een proefperiode van 3 maanden
Voor contact met kwetsbare doelgroepen is een VOG verplicht

4. Begeleiding en ondersteuning (1-2 pagina's)

De vraag: Hoe zorgen we voor onze vrijwilligers?

Dit is waar de meeste organisaties tekortschieten.

Leg vast:

Wie is het aanspreekpunt voor vrijwilligers?
Hoe vaak zijn er check-ins?
Welke training/ondersteuning bieden we?

Praktisch:

Elke vrijwilliger heeft een vaste contactpersoon
In de eerste 3 maanden zijn er 3 formele check-ins
Er is jaarlijks een ontwikkelgesprek

5. Waardering en vergoeding (1 pagina)

De vraag: Hoe waarderen we vrijwilligers?

Wees concreet over:

Onkostenvergoeding (wel/niet, hoeveel, hoe declareren)
Niet-financiële waardering (feesten, cadeaus, erkenning)
Verzekeringen

Let op: De fiscale regels rond vrijwilligersvergoeding zijn specifiek. Max €1.900/jaar en €190/maand (2024). Daarboven is het loon.

6. Gedrag en grenzen (1-2 pagina's)

De vraag: Welke afspraken gelden er?

Dit hoeft geen juridisch document te zijn, maar wel helder:

Gedragscode (hoe gaan we met elkaar om)
Vertrouwelijkheid (wat deel je wel/niet)
Grenzen (wat doe je bij grensoverschrijdend gedrag)

Tip: Voeg concrete voorbeelden toe. "Respectvol omgaan met deelnemers" is abstract. "We maken geen foto's zonder toestemming" is concreet.

7. Afscheid nemen (0,5 pagina)

De vraag: Hoe eindigt vrijwilligerswerk?

Leg vast:

Hoe kan een vrijwilliger stoppen?
Wanneer kan de organisatie afscheid nemen?
Hoe verloopt een exit-gesprek?

Tip: Dit wordt vaak vergeten, maar is belangrijk. Duidelijkheid vooraf voorkomt gedoe later.

Hoe je het schrijft {#hoe-schrijven}

Stap 1: Inventariseer wat je al doet

Vaak heb je al ongeschreven afspraken. Vraag aan medewerkers en vrijwilligers:

Hoe gaat het nu in de praktijk?
Wat werkt goed?
Waar ontstaat onduidelijkheid?

Stap 2: Schrijf voor de gebruiker

Het document is voor:

Coördinatoren die vrijwilligers begeleiden
Vrijwilligers die willen weten wat er van hen verwacht wordt
Nieuwe medewerkers die het systeem moeten leren kennen

Niet voor: Subsidiegevers (die krijgen een samenvatting).

Stap 3: Wees concreet, niet compleet

Het hoeft niet álles te beschrijven. Focus op wat onduidelijk is of waar discussie over ontstaat.

Niet opnemen: Dingen die vanzelf spreken Wel opnemen: Dingen waar je wel eens ruzie over hebt gehad

Stap 4: Laat het reviewen

Door:

Een paar vrijwilligers ("Is dit duidelijk?")
Een coördinator ("Is dit werkbaar?")
Iemand van buiten ("Snap ik dit zonder context?")

Stap 5: Houd het kort

Mijn vuistregel: maximaal 10 pagina's voor het kernbeleid. Alles wat er niet in past, hoort er waarschijnlijk niet in.

Template: vrijwilligersbeleid in 10 pagina's {#template}

Hier is een structuur die je kunt gebruiken:

VRIJWILLIGERSBELEID [ORGANISATIENAAM]
Versie [datum]

1. ONZE VISIE OP VRIJWILLIGERSWERK (1 pagina)
   - Waarom werken wij met vrijwilligers?
   - Wat is hun rol binnen onze organisatie?
   - Welke waarden staan centraal?

2. TAKEN EN GRENZEN (1-2 pagina's)
   - Wat doen vrijwilligers bij ons?
   - Wat doen vrijwilligers niet?
   - Relatie met betaalde medewerkers

3. VRIJWILLIGER WORDEN (1 pagina)
   - Hoe meld je je aan?
   - Wat is de selectieprocedure?
   - Welke eisen stellen we?
   - Hoe werkt de proefperiode?

4. BEGELEIDING (1-2 pagina's)
   - Wie is je aanspreekpunt?
   - Welke begeleiding krijg je?
   - Welke training bieden we?
   - Wanneer zijn de check-ins?

5. WAARDERING (1 pagina)
   - Onkostenvergoeding
   - Niet-financiële waardering
   - Verzekeringen

6. AFSPRAKEN EN GEDRAG (1-2 pagina's)
   - Gedragscode
   - Vertrouwelijkheid
   - Wat als het misgaat?

7. STOPPEN (0,5 pagina)
   - Hoe stop je als vrijwilliger?
   - Wanneer nemen wij afscheid?
   - Exit-gesprek

BIJLAGEN
- Contactgegevens
- Declaratieformulier
- VOG-procedure

Het beleid levend houden {#levend}

Een document dat niemand kent, bestaat niet. Zo houd je het levend:

Bij de start

Elke nieuwe vrijwilliger krijgt:

De kern van het beleid (niet het hele document)
Een gesprek over de belangrijkste afspraken
Een contactpersoon voor vragen

Jaarlijks

Review: klopt het nog?
Update: wat moet anders?
Communicatie: herinner mensen aan de kern

Bij incidenten

Wanneer er iets misgaat, check:

Stond dit in het beleid?
Zo ja: waarom was het niet bekend?
Zo nee: moeten we het toevoegen?

De lakmoestest

Vraag eens aan een willekeurige vrijwilliger: "Wat staat er in ons vrijwilligersbeleid?"

Als ze kunnen zeggen: "Wij doen X, en niet Y, en als er iets is ga ik naar Z" - dan werkt het.

Als ze zeggen: "Eh, dat staat ergens op de server" - dan niet.

Tot slot

Vrijwilligersbeleid hoeft geen last te zijn. Het is een hulpmiddel dat:

Duidelijkheid geeft bij lastige situaties
Nieuwe mensen sneller op weg helpt
Discussies voorkomt

De kunst is om het kort, concreet en bruikbaar te houden.

"Het beste beleid is het beleid dat mensen gebruiken zonder dat ze het 'beleid' noemen."

Hulp nodig?

Als adviseur help ik organisaties regelmatig hun vrijwilligersbeleid te ontwikkelen of herzien. Niet om een document te produceren, maar om een werkende praktijk te creëren.

Neem contact op via WeAreImpact.nl om de mogelijkheden te bespreken.

Dit artikel is geschreven door Vincent van Munster. Hij werkte als directeur met 180 vrijwilligers en adviseert nu organisaties over vrijwilligersbeleid.