De VrijwilligersCheck: hoe je talenten matcht in plaats van gaten vult

"We zoeken een vrijwilliger voor de koffieochtend."

Dit is hoe de meeste vrijwilligerswerving werkt: er is een gat, we zoeken iemand om het te vullen. Het probleem? De vrijwilliger past misschien bij de taak, maar de taak past niet bij de vrijwilliger.

Bij Stichting de Baan draaiden we dit om. We ontwikkelden de VrijwilligersCheck: een methodiek waarbij we eerst kijken naar wie iemand is, en dan zoeken naar waar die persoon het beste past.

Het resultaat: 35% hogere retentie en vrijwilligers die gemiddeld 2 jaar langer blijven.

---

Inhoudsopgave

1. Het probleem met vacature-denken
2. De VrijwilligersCheck methodiek
3. De 5 dimensies
4. Het intake-gesprek
5. Van profiel naar match
6. Implementeren in je organisatie

---

Het probleem met vacature-denken {#probleem}

De standaard aanpak:

Vacature → Werving → Eerste die past → Plaatsing → Hopen dat het werkt

Dit leidt tot:

• Mismatch: Mensen op plekken waar ze niet floreren
• Verveling: Talenten die niet benut worden
• Uitval: 30-50% vertrekt binnen het eerste jaar

Het alternatief: talent-denken

Persoon → Ontdekken wie ze zijn → Zoeken naar beste plek →
Plaatsing met groeiperspectief → Regelmatige check-in

Dit leidt tot:

• Fit: Mensen op plekken waar ze schitteren
• Groei: Talenten worden ontwikkeld
• Loyaliteit: Mensen blijven omdat het zinvol is

---

De VrijwilligersCheck methodiek {#methodiek}

De VrijwilligersCheck is een gestructureerd intake-proces dat vijf dimensies in kaart brengt:

1. Motivatie: Waarom wil iemand vrijwilligerswerk doen?
2. Talenten: Wat kan iemand goed?
3. Interesses: Wat vindt iemand leuk?
4. Beschikbaarheid: Wanneer en hoe vaak?
5. Grenzen: Wat wil iemand niet?

Waarom deze vijf?

Uit onderzoek van Volunteer Hub en mijn eigen ervaring met 180+ vrijwilligers blijkt dat succesvolle matches aan alle vijf voldoen:

• ✅ De motivatie past bij wat de organisatie biedt
• ✅ De talenten worden benut
• ✅ De interesse sluit aan bij de activiteit
• ✅ De beschikbaarheid is realistisch
• ✅ De grenzen worden gerespecteerd

Mis je er één, dan loop je risico.

---

De 5 dimensies {#dimensies}

Dimensie 1: Motivatie

De vraag: Waarom wil deze persoon vrijwilligerswerk doen?

De motivatie-types:

Type	Kenmerken	Past goed bij
Zingeving	Wil bijdragen aan de wereld	Directe hulpverlening
Sociale	Zoekt contact en verbinding	Groepsactiviteiten
Ontwikkeling	Wil leren en groeien	Uitdagende taken
Structuur	Zoekt dagritme en routine	Vaste taken/tijden
Netwerk	Wil mensen ontmoeten	Evenementen, netwerk

Intake-vragen:

• "Wat hoopt u te halen uit vrijwilligerswerk?"
• "Kunt u een moment beschrijven waarop u zich echt nuttig voelde?"
• "Waarom heeft u voor onze organisatie gekozen?"

Dimensie 2: Talenten

De vraag: Wat kan deze persoon goed?

Niet vragen: "Wat zijn uw sterke punten?" (te abstract)

Wel vragen:

• "Waar vragen mensen u vaak om hulp?"
• "Wat deed u in uw werk/opleiding waar u goed in was?"
• "Beschrijf een situatie waarin u trots was op wat u deed."

Talent-categorieën:

• Mens-gericht: Luisteren, empathie, motiveren
• Taak-gericht: Organiseren, plannen, uitvoeren
• Creatief: Ontwerpen, schrijven, bedenken
• Technisch: Digitale vaardigheden, handvaardigheid
• Strategisch: Overzicht houden, verbanden zien

Dimensie 3: Interesses

De vraag: Wat vindt deze persoon leuk?

Intake-vragen:

• "Hoe brengt u het liefst uw vrije tijd door?"
• "Welke onderwerpen boeien u?"
• "Als u op een feestje staat, waar praat u over?"

Koppeling naar activiteiten:

Interest	Passende activiteiten
Buitenleven	Wandelmaatje, tuingroep
Cultuur	Museum-uitjes, voorlezen
Sport	Sportbegeleiding, bewegen
Koken	Kookclub, maaltijden bereiden
Technologie	Digitale hulp, website-ondersteuning

Dimensie 4: Beschikbaarheid

De vraag: Wanneer en hoeveel?

Concrete vragen:

• "Hoeveel uur per week heeft u beschikbaar?"
• "Welke dagen/tijden werken het beste?"
• "Zoekt u iets structureels of incidenteel?"
• "Zijn er periodes waarin u niet beschikbaar bent?"

Beschikbaarheidsprofielen:

• Structureel: Vaste dag/tijd, elke week
• Flexibel: Wisselende momenten, regelmatig
• Incidenteel: Af en toe, op afroep
• Projectmatig: Intensief voor bepaalde periode

Dimensie 5: Grenzen

De vraag: Wat wil deze persoon niet?

Dit is de meest onderschatte dimensie. Expliciet vragen naar grenzen voorkomt latere problemen.

Intake-vragen:

• "Zijn er taken die u liever niet doet?"
• "Zijn er doelgroepen waar u zich minder comfortabel bij voelt?"
• "Zijn er fysieke beperkingen waar we rekening mee moeten houden?"
• "Is er iets in uw persoonlijke situatie dat relevant is?"

Veelvoorkomende grenzen:

• Geen contact met bepaalde doelgroepen (bijv. dementie, psychiatrie)
• Geen fysieke taken
• Geen telefonisch contact
• Geen werk in bepaalde settings

---

Het intake-gesprek {#intake}

Voorbereiding

• Reserveer 45-60 minuten
• Rustige ruimte, geen onderbrekingen
• VrijwilligersCheck-formulier klaar
• Informatie over beschikbare rollen

Structuur

Opening (5 min)

• Welkom, op gemak stellen
• Uitleg over het gesprek

Kennismaking (10 min)

• Vertel over uzelf
• Hoe heeft u ons gevonden?

De 5 dimensies (30 min)

• Motivatie
• Talenten
• Interesses
• Beschikbaarheid
• Grenzen

Afsluiting (10 min)

• Samenvatten wat je gehoord hebt
• Mogelijke matches benoemen
• Volgende stappen

De kunst van doorvragen

Oppervlakkig antwoord: "Ik wil graag mensen helpen."

Doorvraag: "Kunt u een concreet voorbeeld geven van een moment dat u iemand heeft geholpen en dat goed voelde?"

Dieper antwoord: "Ik hielp mijn buurvrouw met haar administratie. Ze was zo opgelucht, dat gaf mij veel voldoening."

Nu weet je: deze persoon houdt van concrete hulp, is goed in administratie, en krijgt energie van dankbaarheid.

---

Van profiel naar match {#match}

Het VrijwilligersCheck-profiel

Na het gesprek heb je een profiel met:

NAAM: [naam]
DATUM: [datum]

MOTIVATIE
Primair: [type]
Citaat: "[letterlijk citaat]"

TALENTEN
1. [talent 1]
2. [talent 2]
3. [talent 3]

INTERESSES
- [interesse 1]
- [interesse 2]

BESCHIKBAARHEID
Type: [structureel/flexibel/incidenteel]
Uren: [X] uur per [week/maand]
Tijden: [specificatie]

GRENZEN
- [grens 1]
- [grens 2]

SUGGESTIES VOOR MATCH
1. [rol 1] - Past omdat: [reden]
2. [rol 2] - Past omdat: [reden]

Het matchingsgesprek

Na de intake bespreek je de mogelijkheden:

Stap 1: Presenteer 2-3 opties die passen bij het profiel

Stap 2: Leg uit waarom je deze opties voorstelt

Stap 3: Vraag naar voorkeuren

Stap 4: Plan een proefperiode (bijv. 3x meelopen)

De proefperiode

Cruciale fase! Na 3 keer:

• Check-in met vrijwilliger: Past het?
• Check-in met team: Past de vrijwilliger?
• Aanpassen indien nodig

---

Implementeren in je organisatie {#implementeren}

Stap 1: Het rollen-overzicht

Maak een overzicht van al je vrijwilligersrollen met per rol:

• Wat houdt het in?
• Welke talenten zijn nodig?
• Welke motivatie past?
• Welke beschikbaarheid is vereist?

Stap 2: Train je intakers

De VrijwilligersCheck vraagt gespreksvaardigheden:

• Open vragen stellen
• Doorvragen
• Luisteren
• Samenvatten

Train 2-3 mensen specifiek hierin.

Stap 3: Integreer in je proces

Aanmelding → VrijwilligersCheck intake (45 min) →
Profiel opstellen → Matching → Proefperiode (3x) →
Evaluatie → Definitieve plaatsing

Stap 4: Evalueer en verbeter

Meet na 6 maanden:

• Hoeveel vrijwilligers zijn nog actief?
• Hoe tevreden zijn ze?
• Past de match nog?

---

De resultaten

Bij Stichting de Baan zagen we na invoering van de VrijwilligersCheck:

Metric	Voor	Na	Verbetering
Uitval eerste jaar	30%	19%	35% minder
Gemiddelde duur	2,1 jaar	3,4 jaar	62% langer
Tevredenheid	7,2	8,4	+1,2 punt
"Zou aanbevelen"	68%	89%	+21%

---

Veelgestelde vragen

Kost dit niet veel tijd?

De intake duurt 45-60 minuten, meer dan een standaard gesprek. Maar je bespaart:

• Uitval (nieuwe werving kost 10+ uur)
• Mismatches (ongelukkige vrijwilligers kosten energie)
• Herbemiddelingen

Wat als iemand nergens past?

Dat kan. Wees eerlijk:

• "Ik zie nu geen match, maar ik houd je in gedachten"
• Verwijs door naar andere organisaties
• Bied een wachtlijst voor passende rol

Werkt dit ook voor eenmalige vrijwilligers?

Een verkorte versie (15 min) werkt voor incidentele inzet. Focus op talenten en beschikbaarheid.

---

Tot slot

De VrijwilligersCheck is geen magische formule. Het is een mindset-shift:

Van: "We hebben een gat, wie past erin?" Naar: "We hebben een mens, waar past die het best?"

Die shift maakt het verschil tussen vrijwilligers die vertrekken en vrijwilligers die blijven.

"Mensen komen voor de missie, maar ze blijven als hun talenten worden gezien."

---

Hulp nodig?

Ik begeleid organisaties bij het implementeren van de VrijwilligersCheck. Van training tot implementatie.

Neem contact op via WeAreImpact.nl voor een vrijblijvend gesprek.

---

Gerelateerde artikelen

• 180 vrijwilligers beheren zonder chaos: mijn systeem
• 4 generaties vrijwilligers managen: zo houd je iedereen betrokken
• VOG Aanvragen voor Vrijwilligers: Gratis Stappenplan 2025

---

Dit artikel is geschreven door Vincent van Munster, ontwikkelaar van de VrijwilligersCheck. Bij Stichting de Baan paste hij deze methodiek toe bij 180+ vrijwilligers.