AI implementeren in je non-profit: stappenplan van 8 weken

Leestijd: 14 minuten

"We gebruiken ChatGPT wel eens, maar het is nog geen vast onderdeel van hoe we werken."

Dit hoor ik bij 80% van de welzijnsorganisaties die ik spreek. Er wordt geëxperimenteerd, maar van echte implementatie is geen sprake. Het blijft hangen bij individuele enthousiastelingen.

In dit artikel deel ik het stappenplan waarmee ik organisaties begeleid van eerste experiment naar organisatiebrede adoptie. Niet in maanden, maar in 8 weken.

---

Inhoudsopgave

1. Waarom de meeste AI-implementaties falen
2. Het 8-weken framework
3. Week 1-2: Inventarisatie en prioritering
4. Week 3-4: Pilot opzetten
5. Week 5-6: Uitrollen en trainen
6. Week 7-8: Borgen en optimaliseren
7. De kritieke succesfactoren
8. Veelgestelde vragen

---

Waarom de meeste AI-implementaties falen {#waarom-falen}

Volgens onderzoek van McKinsey mislukt 70% van digitale transformaties. Bij AI-implementaties in non-profits zie ik drie hoofdoorzaken:

1. Te groot beginnen

"We gaan AI gebruiken voor alles!" Enthousiasme is mooi, maar leidt tot versnippering en teleurstelling.

2. Geen eigenaarschap

Iemand heeft een cursus gevolgd, maar niemand is verantwoordelijk voor implementatie. Na drie maanden is iedereen het vergeten.

3. Tech-first denken

Organisaties kiezen eerst een tool en zoeken dan een probleem. Dat werkt niet. Probleem-first is de enige werkende aanpak.

---

Het 8-weken framework {#framework}

Week 1-2: INVENTARISEREN
├── Tijdvreters identificeren
├── Quick wins selecteren
└── Pilotteam samenstellen

Week 3-4: PILOT
├── Eén use case implementeren
├── Meten en leren
└── Aanpassen

Week 5-6: UITROLLEN
├── Training breed team
├── Templates en prompts delen
└── Support structuur opzetten

Week 7-8: BORGEN
├── Integreren in werkprocessen
├── Evalueren en optimaliseren
└── Doorontwikkelplan maken

---

Week 1-2: Inventarisatie en prioritering {#week-1-2}

Dag 1-3: De tijdvreter-audit

Vraag elk teamlid: "Welke taken kosten je veel tijd maar leveren weinig voldoening op?"

Maak een lijst van alle genoemde taken en categoriseer:

Taak	Uren/week	AI-potentie	Prioriteit
Notulen schrijven	3 uur	Hoog	1
E-mails beantwoorden	5 uur	Medium	2
Rapportages maken	4 uur	Hoog	1
Social media posts	2 uur	Hoog	2

AI-potentie beoordelen:

• Hoog: Repetitief, tekstgebaseerd, geen gevoelige data
• Medium: Enige aanpassing nodig, semi-repetitief
• Laag: Creatief, relationeel, gevoelige data

Dag 4-7: Quick wins selecteren

Kies maximaal 3 use cases die:

• Hoge AI-potentie hebben
• Door meerdere mensen worden gedaan
• Snel resultaat geven (motivatie!)

Typische quick wins voor non-profits:

1. Vergadernotulen automatiseren
2. Nieuwsbrieven/social media concepten
3. Standaard e-mails beantwoorden
4. Rapportage-teksten schrijven
5. Subsidieteksten structureren

Dag 8-10: Pilotteam samenstellen

Je pilotteam bestaat uit:

• 1 Champion: Enthousiast en invloedrijk
• 2-3 Early adopters: Nieuwsgierig, niet bang voor tech
• 1 Scepticus: Kritisch maar constructief

Waarom een scepticus? Als je de scepticus overtuigt, overtuig je de hele organisatie.

Deliverables week 1-2

• Lijst met tijdvreters geïnventariseerd
• 3 quick wins geselecteerd
• Pilotteam samengesteld
• Kickoff-meeting gepland

---

Week 3-4: Pilot opzetten {#week-3-4}

Dag 11-14: De eerste use case

Start met één use case. Niet drie. Één.

Voorbeeld: Vergadernotulen automatiseren

1. Tool kiezen:

   • Otter.ai voor transcriptie + samenvatting
   • Fireflies.ai voor Teams/Zoom integratie
   • Of: ChatGPT met handmatige input

2. Workflow definiëren:

   Vergadering → Opname → Transcriptie → AI-samenvatting →
   Menselijke check → Versturen
   

3. Template maken:

   Maak notulen van deze vergadering met:
   - Aanwezigen
   - Besproken punten (max 5)
   - Besluiten genomen
   - Actiepunten (wie, wat, wanneer)
   
   Houd het bondig: max 1 A4.
   
   [TRANSCRIPTIE HIER]
   

Dag 15-21: Meten en leren

Meet vanaf dag 1:

Kwantitatief:

• Tijd besteed aan taak (voor vs. na)
• Aantal keren gebruikt
• Output kwaliteit (schaal 1-5)

Kwalitatief:

• Wat werkt goed?
• Wat is frustrerend?
• Wat missen we?

Dag 22-28: Itereren

Op basis van feedback:

• Prompt aanpassen
• Workflow vereenvoudigen
• Eventueel andere tool proberen

Typische aanpassingen:

• "De output is te lang" → Voeg woord/paginalimiet toe
• "Mist context" → Voeg organisatie-informatie toe aan prompt
• "Te formeel" → Specificeer toon in prompt

Deliverables week 3-4

• Eén use case werkend
• Template/prompt gedocumenteerd
• Meetresultaten verzameld
• Go/no-go beslissing voor uitrol

---

Week 5-6: Uitrollen en trainen {#week-5-6}

Training aanpak

Geen lange cursussen. Wel:

Dag 1: Hands-on workshop (2 uur)

• 30 min: Wat is AI en wat kan het?
• 60 min: Zelf oefenen met de use case
• 30 min: Vragen en troubleshooting

Week erna: Dagelijkse micro-learning

• Elke dag 1 tip via Slack/Teams
• Korte video's (max 2 min) met voorbeelden
• Open Q&A moment (15 min)

De "Train de Trainer" methode

Train niet iedereen zelf. Train 2-3 mensen die anderen helpen.

Jij → Pilotteam (4 mensen) → Ambassadeurs (8 mensen) →
Hele team (32 mensen)

Voordeel: Schaalbaarheid én lokaal eigenaarschap.

Templates en prompts delen

Maak een gedeelde locatie met:

• Goedgekeurde prompts per use case
• Voorbeelden van goede output
• Do's en don'ts
• FAQ

Tool suggesties:

• Notion workspace
• SharePoint/Teams
• Google Drive met duidelijke structuur

Support structuur

Definieer wie helpt bij problemen:

Type vraag	Wie helpt?	Hoe?
"Hoe werkt X?"	Ambassadeur	Chat/mail
"Mijn prompt werkt niet"	Pilotteam	15-min call
"Nieuwe use case"	Champion	Intake meeting

Deliverables week 5-6

• Training gegeven aan heel team
• Prompts en templates gedeeld
• Support structuur gecommuniceerd
• Ambassadeurs aangesteld

---

Week 7-8: Borgen en optimaliseren {#week-7-8}

Integreren in werkprocessen

AI is pas geïmplementeerd als het standaard is, niet optioneel.

Voorbeeld: Notulen

• Oud proces: "Na de vergadering maakt iemand notulen"
• Nieuw proces: "Na de vergadering uploadt de voorzitter de opname in [tool] en deelt de AI-notulen binnen 24 uur"

Governance opzetten

Definieer:

• Wat mag wel: Openbare informatie, algemene teksten
• Wat mag niet: Cliëntgegevens, medische informatie, financiële data
• Welke tools: Goedgekeurde tools met verwerkersovereenkomst

Verwijs naar de Autoriteit Persoonsgegevens voor actuele richtlijnen.

Evalueren

Plan een evaluatiemoment met:

• Pilotteam
• Willekeurige gebruikers
• Management

Evaluatievragen:

1. Hoeveel tijd besparen we per week?
2. Wat is de kwaliteit van de output?
3. Wat werkt niet of mist?
4. Wat zijn de volgende use cases?

Doorontwikkelplan

Op basis van de evaluatie:

• Volgende 3 use cases prioriteren
• Training herhalen voor nieuwe medewerkers
• Kwartaal-review inplannen

Deliverables week 7-8

• AI geïntegreerd in minimaal 1 werkproces
• Governance document opgesteld
• Evaluatie uitgevoerd
• Doorontwikkelplan gemaakt

---

De kritieke succesfactoren {#succesfactoren}

Na tientallen implementaties zie ik deze factoren steeds terugkomen:

1. Directie-commitment

Als de directeur het niet gebruikt, doet niemand het. De leiding moet zichtbaar adopteren.

2. Probleem-first, niet tool-first

"We willen minder tijd aan notulen besteden" werkt. "We willen ChatGPT gebruiken" werkt niet.

3. Kleine stappen

Één use case goed implementeren is beter dan vijf half.

4. Meten vanaf dag 1

Zonder data kun je geen succes claimen en geen verbetering sturen.

5. Vieren van successen

Deel tijdwinst en voorbeelden breed. Succes is aanstekelijk.

---

Veelgestelde vragen {#faq}

Hoeveel kost dit?

Minimaal (doe-het-zelf):

• ChatGPT Plus: €20/maand per gebruiker
• Jouw tijd: 20-40 uur over 8 weken

Met begeleiding:

• Externe begeleiding: €2.000 - €5.000
• Tools: €100-500/maand organisatiebreed

Welke tools heb ik nodig?

Start met:

• ChatGPT Plus of Claude Pro voor teksttaken
• Otter.ai of Fireflies voor meetings
• Je bestaande Office/Google suite

Breid later uit naar gespecialiseerde tools.

Wat als mijn team niet wil?

Focus op de early adopters. Wanneer zij succes boeken, volgen anderen.

Dwing niet. Laat resultaten spreken.

Hoe zit het met privacy?

Zie ons artikel over Privacy en AI in de zorg. Kernregels:

• Geen persoonsgegevens in gratis tools
• Gebruik enterprise-versies met verwerkersovereenkomst
• Anonimiseer waar mogelijk

Werkt dit ook voor kleine organisaties?

Ja, zelfs beter. Minder bureaucratie, kortere lijnen, snellere adoptie.

---

Het 8-weken overzicht

Week	Focus	Uren benodigd
1	Inventariseren	8 uur
2	Prioriteren & team	4 uur
3	Pilot opzetten	8 uur
4	Pilot testen	4 uur
5	Training voorbereiden	6 uur
6	Training geven	8 uur
7	Borgen	4 uur
8	Evalueren	4 uur

Totaal: ~46 uur verspreid over 8 weken, oftewel 1 dag per week.

---

Aan de slag

De beste tijd om te beginnen met AI-implementatie was vorig jaar. De op één na beste tijd is nu.

Start deze week met stap 1: vraag je team welke taken veel tijd kosten maar weinig voldoening geven. Je zult versteld staan van de lijst.

"De organisaties die nu AI omarmen, hebben over twee jaar een onoverbrugbare voorsprong op wie het uitstelt."

---

Hulp nodig?

Als AI-implementatie specialist begeleid ik non-profits door dit proces. Niet met dikke rapporten, maar met hands-on begeleiding die werkt.

Neem contact op via WeAreImpact.nl voor een vrijblijvende verkenning.

---

Dit artikel is geschreven door Vincent van Munster, AI implementatie expert en oprichter van WeAreImpact. Hij begeleidde tientallen welzijnsorganisaties bij hun digitale transformatie.