Administratieve druk verlagen met AI: 7 processen die je vandaag kunt automatiseren

Leestijd: 11 minuten

"Ik besteed meer tijd aan rapporteren wat ik doe dan aan het daadwerkelijk doen."

Dit frustrerende citaat van een welzijnswerker vat het probleem samen. Volgens onderzoek van Vilans besteden professionals in de zorg en welzijn tot 40% van hun tijd aan administratie. Tijd die niet naar cliënten gaat.

Met AI kun je dat drastisch verminderen. Niet door magie, maar door slimme automatisering van repetitieve taken.

In dit artikel beschrijf ik 7 processen die je vandaag nog kunt aanpakken - zonder IT-afdeling.

---

Inhoudsopgave

1. Vergadernotulen
2. Cliëntrapportages
3. E-mail beantwoorden
4. Subsidieteksten
5. Social media content
6. Vrijwilligersregistratie
7. Jaarverslag teksten
8. Je tijdwinst berekenen

---

1. Vergadernotulen {#notulen}

Het probleem

Een vergadering van 1 uur levert 30-45 minuten notuleerwerk op. Vermenigvuldig dat met het aantal vergaderingen per week en je bent dagen kwijt.

De AI-oplossing

Optie A: Realtime transcriptie

Tools als Otter.ai (€13/mnd) of Fireflies.ai (€18/mnd) nemen je vergadering op en leveren automatisch:

• Volledige transcriptie
• AI-samenvatting
• Actiepunten extraheren
• Doorzoekbaar archief

Optie B: Handmatige aanpak met ChatGPT

Na de vergadering upload je je (ruwe) aantekeningen:

Maak professionele notulen van deze vergaderaantekeningen.

Structuur:
- Aanwezigen
- Agendapunten besproken
- Besluiten genomen
- Actiepunten (wie, wat, wanneer)

Houd het bondig: max 1 A4.

AANTEKENINGEN:
[plak hier je aantekeningen]

Tijdwinst

• Voorheen: 30-45 min per vergadering
• Nu: 5-10 min voor controle en aanvulling
• Besparing: 60-80%

---

2. Cliëntrapportages {#rapportages}

Het probleem

Na elk gesprek of activiteit moet er gerapporteerd worden. Zorgvuldig, maar tijdrovend.

De AI-oplossing

Stappenplan:

1. Spreek je rapportage in (2 minuten voice memo op je telefoon)
2. Transcribeer met Whisper, Otter, of de spraak-naar-tekst van je telefoon
3. Laat AI structureren:

Dit is een ingesproken rapportage van een huisbezoek.
Maak hier een gestructureerde rapportage van voor het dossier.

Format:
- Datum en duur bezoek
- Situatie aangetroffen
- Besproken onderwerpen
- Observaties
- Afspraken/vervolgacties

BELANGRIJK: Behoud alle feitelijke informatie, maar structureer en maak taalkundig correct.

[transcriptie]

Privacy-waarschuwing

Nooit persoonsgegevens in gratis AI-tools!

Opties:

• Anonimiseer (gebruik initialen, geen namen)
• Gebruik enterprise-versies met verwerkersovereenkomst
• Gebruik alleen voor structurering, vul namen handmatig in

Tijdwinst

• Voorheen: 15-20 min per rapportage
• Nu: 5 min inspreken + 3 min controle
• Besparing: 50-60%

---

3. E-mail beantwoorden {#email}

Het probleem

De inbox stroomt over. Veel e-mails vereisen vergelijkbare antwoorden, maar toch kost elke mail tijd.

De AI-oplossing

Voor standaard antwoorden:

Maak een bibliotheek van prompts voor veelvoorkomende situaties:

Schrijf een vriendelijk antwoord op deze e-mail.
De kern van mijn antwoord is: [jouw kernboodschap]

Toon: professioneel maar warm
Lengte: kort en bondig

OORSPRONKELIJKE EMAIL:
[plak email]

Voor complexe e-mails:

Ik moet reageren op onderstaande e-mail.
Mijn positie is: [leg uit]
Gevoeligheden: [indien van toepassing]

Schrijf een concept-antwoord dat:
- Professioneel en respectvol is
- Mijn positie helder maakt
- Een constructieve toon houdt

[email]

Met Microsoft Copilot:

In Outlook kun je vragen: "Schrijf een antwoord waarin ik uitleg dat..." Direct in je e-mail.

Tijdwinst

• Voorheen: 5-15 min per complexe e-mail
• Nu: 2-5 min per e-mail
• Besparing: 50-70%

---

4. Subsidieteksten {#subsidie}

Het probleem

Subsidieaanvragen vereisen soortgelijke informatie in steeds andere formats. Herformuleren kost uren.

De AI-oplossing

Stap 1: Maak een "bronbestand"

Schrijf eenmalig je kerninformatie op:

• Missie en visie (500 woorden)
• Doelgroep beschrijving
• Trackrecord en resultaten
• Standaard projectbeschrijving

Stap 2: Laat AI herformatteren

Hieronder staat onze standaard projectbeschrijving.
Herschrijf dit voor een subsidieaanvraag bij [fonds/gemeente].

Hun eisen:
- Max [X] woorden
- Focus op [hun thema]
- Ze vragen specifiek naar: [criteria]

Behoud de feitelijke informatie maar pas aan naar hun format en focus.

[bronbestand]

Stap 3: Begrotingstoelichting

Hier is onze projectbegroting:
[plak begroting]

Schrijf een toelichting die:
- Elke kostenpost verantwoordt
- Uitlegt waarom bedragen realistisch zijn
- Aansluit bij de projectdoelen

Toon: zakelijk, onderbouwd

Tijdwinst

• Voorheen: 8-16 uur per aanvraag
• Nu: 3-6 uur per aanvraag
• Besparing: 50-60%

---

5. Social media content {#social}

Het probleem

Regelmatig posten is belangrijk, maar content bedenken en schrijven kost tijd.

De AI-oplossing

Weekbatch maken:

Schrijf 5 LinkedIn-posts voor [organisatie] over [thema].

Per post:
- 150-200 woorden
- Haak (pakkende eerste zin)
- Waardevolle inhoud
- Vraag of call-to-action
- 3-5 relevante hashtags

Toon: [professioneel/informeel/inspirerend]
Vermijd: verkooppraatjes, clichés

Onze kernboodschappen:
[opsomming]

Van activiteit naar post:

We hadden gisteren deze activiteit:
[beschrijving]

Schrijf een LinkedIn-post die:
- Het moment viert
- De impact laat zien
- Uitnodigt tot reactie

Voeg suggestie toe voor een passende afbeelding.

Content kalender vullen:

Maak een content kalender voor [maand] met 12 posts.

Thema's die aan bod moeten komen:
- [thema 1]
- [thema 2]
- [thema 3]

Mix van:
- 4 inhoudelijke posts (tips, inzichten)
- 4 persoonlijke posts (achter de schermen)
- 4 community posts (vragen, polls)

Tijdwinst

• Voorheen: 2-3 uur per week
• Nu: 30-60 min per week
• Besparing: 60-75%

---

6. Vrijwilligersregistratie {#vrijwilligers}

Het probleem

Intakeformulieren verwerken, gegevens invoeren, profielen matchen - veel handmatig werk.

De AI-oplossing

Intake formulieren analyseren:

Dit is een ingevuld intake-formulier van een nieuwe vrijwilliger.

Extraheer de volgende informatie in een gestructureerd format:
- Naam en contactgegevens
- Beschikbaarheid (dagen/tijden)
- Ervaring en skills
- Motivatie (korte samenvatting)
- Voorkeuren voor type werk
- Aandachtspunten

[formulier tekst]

Matching suggesties:

Nieuwe vrijwilliger:
[profiel]

Openstaande vacatures:
[lijst met functies en eisen]

Geef 3 matching-suggesties met:
- Waarom deze match past
- Mogelijke aandachtspunten
- Score (1-10)

Tijdwinst

• Voorheen: 20-30 min per intake
• Nu: 5-10 min per intake
• Besparing: 60-70%

---

7. Jaarverslag teksten {#jaarverslag}

Het probleem

Jaarverslagen vereisen veel tekst. Cijfers vertalen naar verhalen is tijdrovend.

De AI-oplossing

Van data naar tekst:

Hier zijn onze cijfers van 2024:
[plak data/statistieken]

Schrijf een vlot leesbare tekst voor het jaarverslag die:
- De cijfers in context plaatst
- Een verhaal vertelt (niet alleen cijfers opsomt)
- Hoogtepunten benoemt
- Toegankelijk is voor donateurs/stakeholders

Lengte: [X] woorden
Toon: trots maar niet opschepperig

Citaten genereren:

We willen citaten opnemen van:
- Een deelnemer
- Een vrijwilliger
- Een partner

Context van ons werk: [beschrijving]
Kernboodschap: [wat moet blijken]

Schrijf 3 realistische concept-citaten die we kunnen voorleggen aan echte mensen voor goedkeuring/aanpassing.

Samenvatting directie:

Dit is ons concept-jaarverslag:
[tekst]

Schrijf een directie-voorwoord van 400 woorden dat:
- Terugblikt op het jaar
- Uitdagingen erkent
- Vooruitkijkt
- Dankbaarheid uit

Schrijf in eerste persoon, namens [naam directeur].

Tijdwinst

• Voorheen: 40-60 uur voor heel jaarverslag
• Nu: 15-25 uur
• Besparing: 50-60%

---

Je tijdwinst berekenen {#tijdwinst}

Gebruik deze tabel om je potentiële besparing te berekenen:

Proces	Uren/week nu	Na AI	Besparing
Vergadernotulen	___	÷3	___
Rapportages	___	÷2	___
E-mail	___	÷2	___
Subsidieteksten	___	÷2	___
Social media	___	÷3	___
Vrijwilligersadmin	___	÷3	___
Jaarverslag	___	÷2	___
Totaal	___		___

Rekenvoorbeeld:

Een organisatie met:

• 5 vergaderingen/week (5 uur notulen → 1,5 uur)
• 10 rapportages/week (3 uur → 1,5 uur)
• 2 uur e-mail/dag (10 uur → 5 uur)
• Social media (3 uur → 1 uur)

Totaal: 21 uur → 9 uur = 12 uur/week bespaard

Dat is 624 uur per jaar - oftewel 16 werkweken.

---

Beginnen: de eerste stap

Je hoeft niet alles tegelijk te doen. Kies één proces dat:

1. Veel tijd kost
2. Vaak voorkomt
3. Weinig gevoelige data bevat

Start daar. Meet je tijdwinst. Breid uit.

"De beste automatisering is de automatisering die je daadwerkelijk gebruikt."

---

Tools om te beginnen

Doel	Gratis optie	Betaalde optie
Algemeen	ChatGPT gratis	ChatGPT Plus (€20/mnd)
Meetings	Otter.ai gratis	Fireflies (€18/mnd)
Schrijven	Claude gratis	Claude Pro (€18/mnd)
Research	Perplexity gratis	Perplexity Pro (€20/mnd)

---

Hulp nodig?

Als AI-automatisering expert help ik organisaties hun administratieve druk te halveren. Niet met complexe systemen, maar met praktische tools die werken.

Neem contact op via WeAreImpact.nl voor een vrijblijvende inventarisatie.

---

Dit artikel is geschreven door Vincent van Munster. Hij hielp tientallen organisaties hun administratieve processen te automatiseren met AI.