Wat doet een kwartiermaker? Rol, aanpak en wanneer je er een nodig hebt

Kort antwoord: een kwartiermaker zet iets nieuws op waar nog niets bestaat: een hub, een samenwerking, een afdeling of een werkwijze. Hij of zij is de eerste die het initiatief draagt, bouwt de eerste versie, haalt partners binnen en draagt het over aan een vaste organisatie.

Op zoek naar wat een kwartiermaker doet, kom je vooral gemeentevacatures tegen. Het werk is breder dan dat. Ik was kwartiermaker bij C-Beta, een circulaire innovatiehub, en ik doe dit werk nu voor andere organisaties. Hieronder leg ik uit hoe het in de praktijk gaat.

Wat is een kwartiermaker?

Het woord komt uit het leger: degene die vooruit gaat om het kamp in te richten voordat de rest aankomt. In een organisatie is het de persoon die de eerste maanden van een nieuw initiatief draagt. Er is vaak wel geld of een opdracht, maar nog geen team, geen structuur en geen vaste manier van werken.

Wat doet een kwartiermaker concreet?

In mijn eigen werk komt het neer op vijf dingen:

1. De vraag scherp krijgen. Wat moet er over een jaar staan, en voor wie? Zonder dat antwoord bouwt iedereen iets anders.
2. De eerste versie bouwen. Geen plan van honderd pagina's, maar iets dat werkt en dat je kunt laten zien.
3. Partners en gebruikers erbij halen. Een initiatief zonder mensen die het gebruiken, is een project dat stopt als het geld op is.
4. Spelregels en financiering regelen. Wie beslist, wie betaalt, hoe verdienen we ons geld terug.
5. Overdragen. Een kwartiermaker blijft niet. Het doel is een vaste organisatie die zonder hem kan draaien.

Hoe verschilt een kwartiermaker van een interim manager?

	Kwartiermaker	Interim manager
Startpunt	Er bestaat nog niets	Er bestaat een organisatie
Opdracht	Opzetten	Bijsturen of overnemen
Einde	Overdracht aan vaste beheerder	Terugkeer van een vaste leiding of een stabiele situatie

In de praktijk lopen ze in elkaar over. Daarom noem ik me interim-kwartiermaker bedrijfsvoering. Lees ook interim manager bedrijfsvoering inhuren.

Wanneer heb je een kwartiermaker nodig?

• Je hebt subsidie of een opdracht voor iets nieuws, maar niemand die het kan dragen.
• Meerdere partijen moeten samenwerken en niemand voelt zich eigenaar.
• Je wilt snel van idee naar iets werkends, zonder eerst een werkgroep op te richten.
• Een nieuwe directeur komt van binnen en heeft rugdekking nodig op bedrijfsvoering.

Wat kost een kwartiermaker?

Ik werk 16 tot 24 uur per week tegen 100 tot 125 euro per uur, excl. btw. De omvang spreken we vooraf af, met een duidelijke einddatum. Een eerste gesprek van 30 minuten is gratis.

Wat levert het op?

Een goed ingerichte start voorkomt dat een initiatief na twee jaar nog steeds geen vaste vorm heeft. Bij mijn eigen werk kijk ik naar drie dingen: draait de organisatie zonder mij, weten de partners wat ze aan elkaar hebben, en is er een model waarmee het zichzelf kan bedruipen.

Hoe ziet de eerste periode van een kwartiermaker eruit?

Een kwartiermaker begint niet met een plan van honderd pagina's. In mijn werk zijn er vier stappen:

1. Luisteren. Met de opdrachtgever, de partners en de eerste gebruikers. Wat willen ze, wat vrezen ze?
2. Afbakenen. Wat gaan we als eerste bouwen en wat nog niet?
3. Iets laten zien. Een eerste versie, hoe klein ook, waaraan mensen kunnen voelen wat het wordt.
4. Borgen. Wie neemt het over, wie beslist en hoe wordt het betaald?

Waar gaat het vaak mis bij een kwartiermakerschap?

• Te lang plannen. Wie een jaar plant voordat iets bestaat, verliest energie en draagvlak.
• Geen eigenaar. Als niemand het initiatief na de kwartiermaker wil dragen, valt het stil.
• Te veel partijen aan tafel. Samenwerking is nodig, maar een groep zonder beslisser leidt tot eindeloos overleg.
• Geen verdienmodel. Subsidie is een start, geen toekomst.

Wat is het verschil tussen een kwartiermaker bij een gemeente en in het bedrijfsleven?

Bij een gemeente gaat het vaak om een nieuwe voorziening of samenwerking, met een stuurgroep en een subsidie. In het bedrijfsleven gaat het om een nieuwe afdeling, product of samenwerking. De kern is gelijk: iets neerzetten dat nog niet bestaat en overdragen aan een vaste organisatie. Het verschil zit in de omgeving en in het mandaat.

Welke eigenschappen heeft een goede kwartiermaker?

Eigenschap	Waarom
Onafhankelijk	Een kwartiermaker mag geen eigen belang hebben bij één partij
Doener	Een initiatief zonder zichtbaar resultaat verliest steun
Verbinder	Partners moeten elkaar vertrouwen
Nuchter over geld	Een model dat zichzelf niet draagt, is een tijdelijk project
Bereid om te vertrekken	Het doel is overbodig worden

Veelgestelde vragen

Is een kwartiermaker hetzelfde als een projectleider? Nee. Een projectleider voert een afgebakend plan uit. Een kwartiermaker bepaalt eerst wat er gebouwd moet worden en richt daarna de organisatie in.

Hoe lang duurt een kwartiermakerschap? Dat hangt af van de omvang. Een initiatief van een leeg vel naar een vaste organisatie kost vaak maanden, geen weken. Ik spreek een korte eerste periode af en evalueer daarna.

Werkt een kwartiermaker ook in het bedrijfsleven? Ja, bij elke nieuwe afdeling, product of samenwerking waar nog geen blauwdruk is.

Wat is het verschil tussen een kwartiermaker en een programmamanager? Een programmamanager stuurt een bestaand programma aan. Een kwartiermaker bepaalt eerst wat er moet komen en bouwt de eerste versie. Er is overlap, vooral als een programma nog niet bestaat.

Wat kost een kwartiermaker per maand? Bij mij 16 tot 24 uur per week voor 100 tot 125 euro per uur, excl. btw. We spreken de eerste periode af en evalueren daarna.

Wil je sparren?

Zoek je een kwartiermaker of wil je weten of dit past? Bekijk mijn aanpak of plan 30 minuten via weareimpact.nl/contact.