Vrijwilligers werven die blijven: wat echt werkt

Leestijd: 10 minuten

"We hebben een wervingsprobleem!" Dat hoor ik vaak. Maar als ik doorvraag, blijkt het eigenlijk een behoudprobleem te zijn.

Bij Stichting de Baan werkten we met 180 vrijwilligers. Elke maand kwamen er nieuwe bij, maar elke maand vertrokken er ook. Het kostte ons een jaar om te begrijpen: het probleem zat niet in de instroom, maar in de doorstroom.

In dit artikel deel ik wat ik heb geleerd over vrijwilligers vinden én houden.

---

Inhoudsopgave

1. Het lek in de emmer
2. Waarom vrijwilligers vertrekken
3. De 4 pijlers van behoud
4. Werving die werkt
5. Het eerste half jaar: de kritieke periode
6. Praktische tools

---

Het lek in de emmer {#lek}

Stel je een emmer voor met een gat onderin. Je kunt blijven bijvullen, maar zolang het gat er is, loop je leeg.

Zo werkt vrijwilligerswerving vaak:

• Grote campagne, veel aanmeldingen
• Na 6 maanden is de helft weg
• Volgende jaar: weer een campagne
• En weer vertrekt de helft

Het echte probleem: Niet de instroom, maar het gat in de emmer.

De cijfers

In de vrijwilligerssector is de gemiddelde uitval:

• 30% in het eerste jaar
• 50% binnen twee jaar
• 70% binnen vijf jaar

Bij Stichting de Baan brachten we dit terug naar:

• 15% in het eerste jaar
• 30% binnen twee jaar

Hoe? Door te focussen op behoud, niet op werving.

---

Waarom vrijwilligers vertrekken {#waarom-vertrekken}

Als ik exitgesprekken voer met vertrekkende vrijwilligers, hoor ik steeds dezelfde redenen:

1. "Ik voelde me niet welkom"

De onboarding was chaotisch, niemand wist dat ze zouden komen, ze moesten zelf uitzoeken wat ze moesten doen.

2. "Ik wist niet wat ik bijdroeg"

Ze deden taken, maar zagen nooit het effect. Niemand vertelde ze dat hun werk ertoe deed.

3. "Ik werd niet gezien"

Geen persoonlijke aandacht, geen check-in, geen vraag hoe het ging.

4. "Het werk paste niet bij me"

Ze kwamen voor contact met mensen, maar eindigden achter een computer met administratie.

5. "De organisatie was rommelig"

Slechte communicatie, onduidelijke verwachtingen, steeds andere aanspreekpunten.

Opvallend: Vrijwel nooit hoor ik "Het werk was te zwaar" of "Ik had geen tijd meer."

De redenen zijn bijna altijd relationeel of organisatorisch, niet praktisch.

---

De 4 pijlers van behoud {#pijlers}

Op basis van ervaring en onderzoek identificeerde ik vier pijlers die bepalen of vrijwilligers blijven:

Pijler 1: Betekenis

Vrijwilligers willen het gevoel dat hun werk ertoe doet.

Wat werkt:

• Vertel regelmatig concrete verhalen over impact
• Verbind vrijwilligers direct met degenen die ze helpen
• Deel successen en vier ze

Wat niet werkt:

• Abstracte statistieken zonder verhaal
• Vrijwilligers afschermen van de doelgroep
• Alleen focussen op wat er mis gaat

Praktijkvoorbeeld: Bij Stichting de Baan deelden we elke maand een "geluksmoment" - een concreet verhaal over hoe een vrijwilliger verschil had gemaakt. Niet een rapport, maar een persoonlijk verhaal met naam en gezicht.

Pijler 2: Verbinding

Vrijwilligers die vrienden maken, blijven langer.

Wat werkt:

• Organiseer sociale momenten (niet alleen werkmomenten)
• Koppel nieuwe vrijwilligers aan een buddy
• Creëer teams in plaats van losse individuen

Wat niet werkt:

• Vrijwilligers alleen laten werken
• Geen tijd maken voor informeel contact
• Wisselende roosters waardoor mensen elkaar nooit zien

Praktijkvoorbeeld: Onze "vrijwilligersontbijten" waren populairder dan de officiële vergaderingen. Geen agenda, wel koffie en gesprek. Daar ontstonden de echte banden.

Pijler 3: Groei

Vrijwilligers willen leren en ontwikkelen.

Wat werkt:

• Bied trainingen aan (ook niet-verplichte)
• Geef verantwoordelijkheid en vertrouwen
• Vraag naar ambities en faciliteer die

Wat niet werkt:

• Vrijwilligers jarenlang hetzelfde laten doen
• Geen feedback geven
• Alle interessante taken bij betaalde krachten houden

Praktijkvoorbeeld: Een vrijwilliger die goed was met mensen werd coördinator van een team. Een ander die graag schreef ging de nieuwsbrief maken. Groei hoeft geen opleiding te zijn - het is iemand zien en ruimte geven.

Pijler 4: Waardering

Niet alleen een jaarlijks bedankje, maar dagelijkse waardering.

Wat werkt:

• Persoonlijke bedankjes (niet massaal)
• Erkenning van bijzondere inzet
• Luisteren naar feedback en er iets mee doen

Wat niet werkt:

• Alleen het jaarlijkse vrijwilligersfeest
• Standaard "bedankt voor je inzet" mails
• Waardering die niet specifiek is

Praktijkvoorbeeld: Ik stuurde elke week 2-3 persoonlijke appjes naar vrijwilligers. Niet "bedankt voor alles" maar "Ik hoorde dat je vorige week een uur langer bent gebleven om Jan te helpen. Dat maakt het verschil." Kost 5 minuten, effect is enorm.

---

Werving die werkt {#werving}

Nu de basis staat, kunnen we het over werving hebben. Want ja, je hebt ook nieuwe vrijwilligers nodig.

Kanaal 1: Mond-tot-mond (meest effectief)

De data: 60% van onze nieuwe vrijwilligers kwam via bestaande vrijwilligers.

Hoe activeer je dit:

• Vraag actief aan tevreden vrijwilligers of ze iemand kennen
• Maak het makkelijk om te delen (flyer, link, QR-code)
• Beloon verwijzingen (niet financieel, wel erkenning)

Kanaal 2: Lokale netwerken

Wat werkt:

• Kerken en geloofsgemeenschappen
• Serviceclubs (Rotary, Lions)
• Sportverenigingen
• Buurtcentra

Hoe:

• Niet zenden, maar verbinden
• Kom vertellen wie je bent en luister naar wat zij zoeken
• Bied een concrete, afgebakende mogelijkheid

Kanaal 3: Online (met mate)

Wat werkt:

• Vrijwilligerscentrale (nog steeds relevant)
• LinkedIn voor specifieke expertise
• Lokale Facebookgroepen

Wat minder werkt:

• Grote social media campagnes (veel bereik, weinig conversie)
• Vacaturesites (verkeerde doelgroep)

De wervingsboodschap

Slecht: "Wij zoeken vrijwilligers voor diverse taken."

Beter: "Elke dinsdag om 10:00 drinkt Piet (78) koffie met vrijwilliger Jan. Sinds die afspraak is Piet weer gaan kaarten bij de buurtvereniging. Wil jij ook zo iemands week maken?"

De formule:

1. Concreet verhaal met impact
2. Duidelijke vraag (wat, wanneer, hoe vaak)
3. Lage drempel om te beginnen

---

Het eerste half jaar: de kritieke periode {#eerste-halfjaar}

De meeste vrijwilligers die vertrekken, doen dat in het eerste half jaar. Dit is je kans om ze binnenboord te houden.

Week 1: De start

• Dag 1: Persoonlijke verwelkoming, niet alleen een mail
• Dag 2-3: Buddy toewijzen die beschikbaar is voor vragen
• Eind week 1: Check-in: "Hoe was je eerste week?"

Maand 1: De landing

• Introduceer bij het team (niet en passant)
• Geef een concrete eerste opdracht met succeservaring
• Plan een feedbackgesprek na 2 weken

Maand 2-3: De verankering

• Nodig uit voor sociale activiteiten
• Geef verantwoordelijkheid die past bij capaciteiten
• Vraag naar verwachtingen: klopt het met de realiteit?

Maand 4-6: De evaluatie

• Formeel gesprek: wat gaat goed, wat kan beter?
• Vraag naar ontwikkelwensen
• Bespreek langere termijn commitment

De dropout-signalen

Let op deze signalen dat iemand dreigt af te haken:

• Minder vaak aanwezig zonder uitleg
• Terughoudend in gesprekken
• Alleen nog de minimale taken doen
• Excuses maken om niet te komen

Actie: Niet wachten, maar proactief in gesprek gaan.

---

Praktische tools {#tools}

Tool 1: Vrijwilligersprofiel

Voor elke vrijwilliger leg je vast:

• Motivatie (waarom doen ze dit?)
• Talenten (wat kunnen ze goed?)
• Wensen (wat willen ze leren?)
• Grenzen (wat willen ze niet?)

Dit helpt bij matching en voorkomt verkeerde inzet.

Tool 2: Check-in systeem

Structureer contactmomenten:

• Week 1, 4, 12: formele check-ins
• Maandelijks: informeel contact
• Jaarlijks: evaluatiegesprek

Tool 3: Impactcommunicatie

Maandelijks delen:

• Aantal geluksmomenten/contacten
• Een concreet verhaal
• Erkenning van bijzondere inzet

Tool 4: Exit-interview

Bij vertrek altijd vragen:

• Wat ging goed?
• Wat kon beter?
• Zou je ons aanbevelen?
• Wat kunnen we leren?

---

Tot slot

Vrijwilligers werven is niet zo moeilijk. Vrijwilligers houden wel.

Mijn belangrijkste lessen na jaren werken met 180+ vrijwilligers:

1. Fix eerst het lek voordat je gaat bijvullen
2. Investeer in de eerste 6 maanden - dat is make or break
3. Betekenis, verbinding, groei en waardering - alle vier moeten kloppen
4. Persoonlijke aandacht verslaat elk systeem

"Vrijwilligers komen voor de missie, maar ze blijven voor de mensen."

---

Hulp nodig?

Als interim-manager en adviseur help ik organisaties regelmatig hun vrijwilligersbeleid te verbeteren. Niet met dikke rapporten, maar met werkende systemen.

Neem contact op via WeAreImpact.nl voor een vrijblijvende verkenning.

---

Dit artikel is geschreven door Vincent van Munster. Als voormalig directeur van Stichting de Baan werkte hij met 180 vrijwilligers en 700+ deelnemers.