AI-agent, workflow of chatbot: welke past bij jouw taak?
Een beslismodel met zes vragen, zodat je niet meer betaalt dan nodig
Niet elke taak heeft een AI-agent nodig. Vaak is een vaste workflow goedkoper en betrouwbaarder, en soms is een chatbot genoeg. Met zes vragen bepaal je welke oplossing bij jouw taak past, met voorbeelden uit de praktijk.
"De beste agent is soms helemaal geen agent."
Ik word vaak gevraagd om een AI-agent te bouwen voor iets wat een workflow beter kan. Dat is niet erg, maar het is wel duurder dan nodig. In dit artikel geef ik een beslismodel waarmee je in tien minuten weet welke oplossing bij jouw taak past.
Kort antwoord: kies de eenvoudigste oplossing die de taak aankan. Een chatbot voor losse vragen, een workflow voor vaste stappen, een agent alleen als de volgorde van de stappen per geval verschilt. Anthropic geeft in Building effective agents hetzelfde advies: begin eenvoudig en voeg alleen vrijheid toe als dat aantoonbaar iets oplevert.
Inhoudsopgave
- De drie opties kort uitgelegd
- Zes vragen om te kiezen
- Vier voorbeelden, uitgewerkt
- Wat je verliest als je te veel vrijheid geeft
- Combineren: de meest gebruikte vorm
De drie opties kort uitgelegd
Een chatbot beantwoordt een vraag. Jij stuurt, hij antwoordt, en daarna begint het opnieuw. Hij weet alleen wat je hem in het gesprek vertelt. ChatGPT, Claude en Copilot zijn in hun standaardvorm chatbots.
Een workflow is een vaste route. Als A gebeurt, doe B, dan C. Er kan een taalmodel in zitten, bijvoorbeeld om een mail samen te vatten, maar de route staat vast. Tools als n8n en Make zijn gemaakt voor workflows. Meer daarover staat in n8n, Make of maatwerk.
Een agent krijgt een doel en kiest zelf de stappen. Hij leest een aanvraag, besluit dat hij eerst de klant moet opzoeken, ziet dat er een eerdere afspraak is en past zijn antwoord daarop aan. Hoe zo'n agent is opgebouwd, staat in de complete gids over AI-agents voor het MKB.
Zes vragen om te kiezen
Beantwoord deze vragen voor je taak. Ik zet er telkens bij wat het antwoord betekent.
1. Is er één vraag en één antwoord? Ja: chatbot. Een tekst herschrijven of iets uitleggen hoeft nergens naartoe.
2. Moet er iets gebeuren in een ander systeem? Nee: chatbot. Ja: workflow of agent. Zodra een resultaat in je CRM, agenda of boekhouding moet landen, heb je een koppeling nodig.
3. Zijn de stappen altijd dezelfde, in dezelfde volgorde? Ja: workflow. Een formulier dat in je CRM komt, een bevestigingsmail, een taak voor je collega. Dat is een workflow, ook als er een stukje AI in zit.
4. Hangt de volgende stap af van wat de agent onderweg ontdekt? Ja: agent. Bijvoorbeeld bij het beantwoorden van een vraag waarvoor eerst uit drie mogelijke bronnen de juiste moet worden gekozen.
5. Hoe erg is het als een stap anders loopt dan verwacht? Erg: workflow, met een mens voor de laatste stap. Een agent die zelf kiest, kan ook een keuze maken die jij niet had gemaakt. Dat is acceptabel bij een concept, niet bij een betaling.
6. Hoe vaak komt het voor? Een paar keer per maand: chatbot of handmatig. Meerdere keren per week: workflow of agent. Een agent loont pas als de tijdwinst opweegt tegen de bouw en het beheer. Een rekenmodel staat in Wat kost een AI-agent echt?.
Uitkomst in een tabel:
| Je antwoorden | Kies |
|---|---|
| Eén vraag, geen koppeling | Chatbot |
| Vaste stappen, koppeling nodig | Workflow |
| Wisselende stappen, koppeling nodig, herstelbare fouten | Agent met controlestap |
| Wisselende stappen, fouten niet te herstellen | Workflow met mens als beslisser |
Vier voorbeelden, uitgewerkt
Een contactformulier verwerken. Altijd dezelfde stappen: opslaan, bevestiging sturen, taak aanmaken. Dit is een workflow. Een agent zou hier alleen onvoorspelbaarheid toevoegen.
Een offerteaanvraag voorbereiden. De aanvraag is elke keer anders. De ene klant vraagt om een prijs, de andere heeft een technische vraag, de derde stuurt een bijlage. Hier past een agent die leest, de juiste informatie opzoekt en een conceptofferte klaarzet. Een mens beoordeelt. Zie offertes automatiseren met AI.
Facturen verwerken. Een workflow met AI op één plek: het uitlezen van de factuur. De route erna staat vast. Zie facturen en administratie automatiseren met AI.
Een mailbox beheren. Hier zit een agent in, omdat elke mail iets anders vraagt. De kern is de controle: de agent zet klaar, ik verstuur. Zie inbox beheren met AI zonder risico.
Wat je verliest als je te veel vrijheid geeft
Elke vrijheid die je een agent geeft, kost je iets.
- Voorspelbaarheid. Dezelfde invoer kan een andere route geven. Dat maakt fouten lastiger te vinden.
- Testbaarheid. Bij een workflow test je elke stap. Bij een agent test je gedrag over veel situaties. Zie een AI-agent testen en meten.
- Kosten. Een agent doet meerdere aanroepen van een taalmodel om te bepalen wat hij doet. Dat loopt op.
- Veiligheid. Hoe meer een agent zelf kiest en leest, hoe meer manieren er zijn om hem te misleiden. Zie AI-agents beveiligen.
Daarom geef ik een agent zo weinig vrijheid als de taak toelaat.
Combineren: de meest gebruikte vorm
In de praktijk is het zelden alles of niets. Mijn eigen systeem combineert een vaste route met agents op de plekken waar dat nodig is: de route bepaalt dat een voorstel altijd langs een controle komt en daarna bij mij, en de agent doet het werk in de tussenstappen. Een tweede agent controleert het werk van de eerste, en daarna beslist een mens.
Dat is ook wat ik aanraad voor een eerste project: een vaste route, met een agent op het ene punt waar de vrijheid echt iets oplevert.
Hulp nodig?
Weet je niet welke van de drie bij jouw taak past? In een kort gesprek loop ik het met je door. Plan het via contact, of lees meer op procesautomatisering.
Gerelateerde artikelen
- AI-agents voor het MKB: de complete gids
- Wat kost een AI-agent echt? Bouw, gebruik en beheer uitgelegd
- Hoe een AI-agent met je systemen praat
- Wat is een AI-agent? Uitleg voor ondernemers
- Eerste AI-agent bouwen zonder programmeren
- Systemen koppelen zonder IT-project
Bronnen en verder lezen
- Anthropic, Building effective agents
- n8n en Make, twee veelgebruikte tools voor workflows
Dit artikel is geschreven door Vincent van Munster van WeAreImpact. Hij bouwt zowel workflows als agents en adviseert de eenvoudigste die werkt.
Veelgestelde vragen
Is een workflow met AI hetzelfde als een AI-agent?
Nee. In een workflow bepaalt degene die hem bouwt de volgorde van de stappen, ook als er ergens een taalmodel in zit om een tekst te lezen of te schrijven. Bij een agent bepaalt het model zelf welke stap het volgende zet om een doel te halen.
Wanneer is een chatbot genoeg?
Als jij of je klant één vraag stelt en één antwoord nodig heeft, en er hoeft niets in een ander systeem te gebeuren. Denk aan teksten herschrijven, een idee uitwerken of een vraag over je eigen documenten beantwoorden.
Waarom is een workflow vaak beter dan een agent?
Omdat hij voorspelbaar is. Dezelfde invoer geeft dezelfde stappen, wat het testen, controleren en uitleggen makkelijker maakt. Je kiest pas voor een agent als de volgorde van de stappen echt per geval verschilt.
Wil je zo’n agent in jouw organisatie aan het werk? Zo pak ik een AI-agent laten bouwen aan: eerst één proces dat echt tijd kost, met een mens die altijd de eindcontrole houdt.
Bekijk de aanpakWas dit artikel nuttig?
Gerelateerde artikelen
Gerelateerde blogposts
Zet AI aan het werk in jouw organisatie
Ik help sociale en duurzame ondernemers en mkb om binnen een dagdeel te beginnen met één proces dat nu te veel tijd kost. Praktisch, met een mens die altijd de eindcontrole houdt.