Procesanalyse op locatie: waar ik naar kijk in één dagdeel

Kort antwoord: bij een procesanalyse op locatie kijk ik een dagdeel mee terwijl je team gewoon werkt. Ik volg één proces van begin tot eind, tel de keren dat iets wordt overgetypt, gezocht of nagevraagd, en vraag waar het misgaat. Binnen vijf werkdagen krijg je een procesbeeld en een voorstel met een vaste prijs voor een app die het handwerk overneemt.

Waarom ik langskom in plaats van een vragenlijst stuur

Op papier loopt elk proces netjes. In de praktijk niet. Wat mensen in een gesprek vertellen, is hoe het hoort te gaan. Wat ze doen, is wat werkt. Het verschil zit in de briefjes naast het toetsenbord, de tweede spreadsheet die iemand voor zichzelf bijhoudt en het WhatsApp-groepje waar de echte afspraken worden gemaakt.

Dat zie je alleen als je ernaast zit.

Waar ik naar kijk

1. Waar het werk binnenkomt. Via mail, telefoon, een formulier, WhatsApp, of allemaal tegelijk? Hoe meer ingangen, hoe meer werk het is om overzicht te houden.

2. Hoe vaak iets wordt overgetypt. Elke keer dat iemand gegevens van het ene scherm naar het andere zet, is een plek waar tijd verdwijnt en fouten ontstaan.

3. Wie wacht op wie. Een aanvraag die drie dagen ligt omdat één collega moet kijken, is een knelpunt, ook als niemand het zo noemt.

4. Wat er in hoofden zit. Als iemand zegt "dat weet Petra wel", is dat kennis die nergens is vastgelegd. Handig zolang Petra er is.

5. Wat er naar buiten moet. Rapportages aan financiers, verantwoording aan een keurmerk, cijfers voor de gemeente. Vaak wordt dat achteraf bij elkaar gezocht.

De vragen die ik stel

• Wat doe je als eerste als er een nieuwe aanvraag binnenkomt?
• Waar zoek je het vaakst naar?
• Wat houd je bij voor jezelf, naast het officiële systeem?
• Wat gaat er mis als je een week ziek bent?
• Welk deel van je werk zou je morgen het liefst kwijt zijn?

Die laatste vraag levert vaak het meeste op. Mensen weten precies welk werk geen waarde toevoegt. Alleen heeft niemand het ze ooit gevraagd.

Wat je daarna krijgt

Binnen vijf werkdagen krijg je twee dingen:

• Een procesbeeld. Hoe het werk nu loopt, stap voor stap, met per stap wie het doet, in welk systeem en waar het vastloopt.
• Een voorstel met een vaste prijs. Voor een proces-app die het handwerk in dat proces overneemt, met AI-agents die het voorwerk doen en een medewerker die de eindcontrole houdt. Met een lijst van wat erin zit, en wat niet.

Soms is mijn advies om géén app te bouwen. Als een standaardpakket het al kan, of als het proces eerst anders moet worden ingericht, zeg ik dat. Ook dan heb je een procesbeeld waar je zelf mee verder kunt.

Wat het kost

De procesanalyse kost 1.250 euro excl. btw. Laat je daarna de app bouwen, dan verreken ik dat bedrag volledig. Het eerste gesprek van 30 minuten, waarin we kijken of het past, is gratis. Wat de app zelf kost, lees je in wat kost een proces-app.

Liever eerst zelf?

Dat kan. In processen in kaart brengen in een week staat de methode die ik zelf gebruik, met een tabel per stap en een manier om knelpunten te sorteren.

Plan een kennismaking

Plan 30 minuten via contact. Iris stelt je eerst een paar vragen, zodat we meteen over jouw proces praten.